Como usar o Whatsapp para advogar? Veja algumas dicas que podem ajudá-lo a melhorar seu atendimento

Seja você um advogado autônomo ou atuante em um escritório, um ponto fundamental para a construção de uma boa reputação é um relacionamento saudável com o cliente. Por isso, é sempre muito importante conhecer bem o seu cliente, para dar a ele um atendimento, na medida do possível, personalizado, garantindo uma experiência positiva para ambas as partes.

O que sustenta uma boa imagem é a percepção que os clientes têm do profissional. Essa percepção é afetada por uma série de fatores, que vão desde a recepção no escritório, modo de se vestir, pontualidade, obtenção de sucesso profissional, até os canais pelos quais o advogado se comunica.

No mundo globalizado, é preciso pensar no atendimento como algo que foge do escritório. Muitas vezes é preciso responder o cliente via e-mail ou até mesmo por meio de suas redes sociais pessoais. O WhatsApp é um aplicativo que tem sido muito usado para advogar. No entanto, por mais que seu uso permita reduzir o tempo de espera por procedimentos legais, há algumas decisões urgentes que o advogado deve levar em conta antes de disponibilizar seu número pessoal ao cliente.

Os aplicativos de comunicação instantânea, como é o caso do Whatsapp, revolucionaram a comunicação entre pessoas. Essa transformação, além de afetar os relacionamentos interpessoais, também trouxe consequências para os relacionamentos profissionais.

Se por um lado, o Whatsapp é um meio de comunicação ágil, prático e barato, por outro, o uso profissional dessa ferramenta deve ser feito tomando alguns cuidados.

No caso dos advogados, algumas restrições e diretrizes do Código de Ética devem ser observadas. Além disso, é fundamental estabelecer regras junto aos clientes acerca do uso do Whatsapp.

Diante disto, listamos algumas dicas que podem evitar problemas e auxiliar a dinamizar o uso do aplicativo com seus clientes. Confira!

1ª Dica: Conheça o Código de Ética da OAB e suas vedações a respeito do tema.

Nenhum advogado é obrigado a utilizar o Whatsapp como um canal de comunicação. No entanto, por se tratar de um meio bastante eficiente e muito acessível, o atendimento de advogados pelo Whatsapp pode melhorar a relação com clientes.

Vale observar, no entanto, que o Código de Ética da OAB veda a prestação de serviços ou mesmo de assessoria por qualquer meio de comunicação, sem que haja a devida cobrança. Logo, antes de estabelecer esse meio de comunicação com o seu cliente, é fundamental alertá-lo sobre eventuais cobranças através do uso da ferramenta.

Outra prática que pode gerar problemas ao profissional é o envio de qualquer forma de propaganda sobre os seus serviços, especialmente para quem não faz parte da sua lista de contatos.

O Código de Ética veda o envio da chamada “mala direta” por qualquer meio, seja físico ou eletrônico. Assim, para evitar problemas com a OAB, evite qualquer tipo de mensagem que possa ser interpretada como o oferecimento de serviços ou mesmo publicidade profissional ou do seu escritório.

2ª Dica: Estabeleça um horário para contato.

Ao distribuir seu número pessoal para os clientes, o advogado deve estar ciente de que o cliente pode entrar em contato a qualquer hora. Se o advogado não pretende estar 24 horas por dia e 7 dias por semana disponível, é preciso acordar isso com o cliente. Estabeleça um horário de disponibilidade, que é quando terá tempo para respondê-lo com calma e atenção, evitando contatos em momentos inconvenientes.

Outra prática seria alterar configurações de privacidade do aplicativo. Cabe considerar se é interessante, para o advogado, que o seu cliente disponha de informações como última vez em que o advogado esteve online, se a mensagem foi visualizada ou não e há quanto tempo.

3ª Dica: Apresente limitações para consultas, sempre de forma cortês.

É fundamental colocar determinadas restrições para que isso não gere estresse no profissional e acabe dificultando o relacionamento com o cliente.

Também é importante separar horários de lazer dentro da rotina e desligar do trabalho. Como os gadgetsfacilitam a conexão por 24 horas é importante separar momentos de trabalho dos momentos de lazer.

4ª Dica: O WhatsApp não pode se tornar um meio de consulta jurídica gratuita.

Outra preocupação que o advogado deve ter é em não trabalhar de graça. O cliente pode acabar por entender o WhatsApp como um canal para consultas, não precisando marcar uma hora com o advogado e, consequentemente, impossibilitando o advogado de cobrar seus honorários corretamente. Além disso, o código de ética da OAB veta esta prática, por julgar não ser possível a compreensão completa à distância, por isso a exigência da consulta formal.

Por isso, é importante que advogado especifique ao cliente o que deve e o que não deve ser tratado no aplicativo. Uma simples conversa evita que um canal ideal para facilitar a retirada de dúvidas, recebimento de documentos, agendar visitas e acelerar processos faça o advogado trabalhar mais, ganhando menos.

5ª Dica: O WhatsApp de atendimento não deve ser seu número pessoal.

Ao invés de oferecer ao cliente seu número pessoal, é recomendado criar uma conta no WhatsApp em outro número a ser utilizado no horário comercial. Dessa forma, você receberá as demandas, somente em horário comercial, filtrando-as e dando os devidos encaminhamentos, sem precisar atender aquela ligação em pleno domingo a tarde ou ter que ignorar possíveis consultas em momentos inoportunos.

O aplicativo, portanto, é sim um instrumento muito útil ao advogado, tanto no relacionamento com o cliente, quanto na otimização de suas atividades, seja como advogado autônomo, seja no escritório de advocacia. Contudo, é preciso alinhar a comunicação com o cliente para garantir o melhor uso do WhatsApp para advogar.

6ª Dica: O uso do Whatsapp pelos 'penalistas' deve ser diferenciado.

Em determinadas áreas do Direito, a comunicação e a presença do advogado podem ser mais relevantes. É o caso de profissionais que atuam nas áreas criminal e de família, onde a presença de réus presos, ou mesmo o uso de medidas protetivas, podem fazer com que o advogado possa ser solicitado a qualquer momento.

No caso de réus presos, o uso do Whatsapp possui uma questão ética: afinal, o uso do celular dentro dos presídios é proibido por lei.

Assim, caso o profissional receba qualquer forma de chamada pelo aplicativo, é importante esclarecer ao cliente que não utiliza esse meio e que o ideal é marcar uma visita ao presídio para que possa esclarecer a questão.

A internet e os aplicativos estão aí para facilitar o dia a dia. Porém, como se tratam de ferramentas digitais, devem ser utilizados com uma boa finalidade e, naturalmente, com limites.

O atendimento de advogados pelo Whatsapp pode ser uma forma de assessorar de forma mais ágil seus clientes. Porém, para que isso não haja desentendimentos ou estresse no futuro, a dica é estabelecer regras.